ACUERDO PREVIO DE FIRMA ELECTRÓNICA – NIYARAKY COLOMBIA SAS

En adelante, de conformidad con la Ley 527 de 1999 en su artículo séptimo y el Decreto 2364 de 2012 acepto realizar transacciones, firmar contratos, pactos, documentos, formularios, acuerdos, entre otros documentos electrónicos, a través de la plataforma de firma electrónica. El método de firma electrónica que utilizaré en la plataforma podrá ser un nombre de usuario y una contraseña. Luego de haberse registrado en el la página virtual de NIYARAKY COLOMBIA S.A.S. en la cual está integrada la herramienta de Firma Electrónica, todo lo que acepte se entenderá consentido y firmado electrónicamente; de igual forma NIYARAKY COLOMBIA S.A.S. podrá identificarme mediante preguntas de seguridad, un código enviado mediante un mensaje a mi teléfono móvil registrado vía SMS, un código enviado mediante un mensaje a mi teléfono móvil registrado vía WhatsApp, un código enviado a mi correo electrónico registrado, un código enviado mediante un mensaje a mi teléfono móvil registrado, a través de mi ubicación, de mi dirección IP, de mi huella digital, o la foto de ella, los datos de mi ordenador, los datos de mi teléfono móvil, o mediante un cálculo sobre cualquiera de mis datos, mi fotografía, datos biométricos, mi voz, videos, pruebas de vida, un clic en una casilla o la mezcla de dos o más de ellas; que además indistintamente podrán vincularse a un mensaje de datos como firma.

POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – NIYARAKY COLOMBIA SAS

1. Disposiciones Generales. NIYARAKY COLOMBIA S.A.S. (en adelante NIYARAKY), sociedad de carácter privado, identificada con NIT 901.639.376-6, domiciliada en la ciudad de Manizales, Caldas con la página web www.niyaraky.co y teléfono 3202345762, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y de los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, adopta las políticas de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación para todos los datos personales recolectados, procesados, almacenados, usados, actualizados y suprimidos por la Empresa.

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los funcionarios que trabajen en la Empresa. Todos los empleados deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus labores y en el caso de los contratistas o clientes, donde no existe vínculo laboral alguno, se deberá regular contractualmente, para que quienes obren en nombre de NIYARAKY, queden obligados a cumplirlas.

El incumplimiento de estas políticas originará sanciones de tipo laboral y civil, sin perjuicio de las sanciones establecidas en los artículos 23 y 24 de la Ley 1581 de 2012, como las sanciones penales correspondientes a fugas de información y violación de datos personales tipificadas por la Ley 1273 de 2009, como delito en el Código Penal Colombiano Ley 599 de 2000.

2. Objeto. Las políticas de protección de datos personales de NIYARAKY, tienen como objetivo principal dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y a los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, como a las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten.

El presente documento plantea las pautas y procedimientos a llevar a cabo para una adecuada protección de datos personales en los distintos procesos y en general en desarrollo del modelo de negocio de la Empresa.

3. Cobertura. Las políticas de protección de datos personales de NIYARAKY y cubren todos los aspectos administrativos, organizacionales, culturales, comerciales y de control que deben ser cumplidos por la gerencia, empleados, contratistas, patrocinadores, aliados, proveedores y terceros que laboren o tengan relación directa con la Empresa.

Las políticas de protección de datos deberán ser integradas en los procesos internos de NIYARAKY en los cuales se recopilen datos personales, alineándolas con los requisitos establecidos por cada área, para adoptar el procedimiento de manera que no genere traumatismos en la operatividad de la empresa, pero que a su vez garantice el cumplimiento integral de la normatividad vigente.

4. Exclusiones. De la regulación de esta política, escapan las bases de datos que se encuentren bajo custodia y tratamiento de NIYARAKY, cuya información no sea de carácter personal, es decir, bases de datos con información corporativa como:

• Dibujos.
• Modelos.
• Diseños.
• Planos.
• Productos.
• Invenciones.
• Equipos.
• Operaciones.
• Métodos.
• Formulas.
• Know how.
• Procesos corporativos.
• Algoritmos.
• Software.

Asimismo, en atención a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, de estas políticas se excluyen también las bases de datos de uso personal o doméstico, salvo cuando estas vayan a ser suministradas a un tercero, caso en el cual se deberá contar con la autorización de los titulares de la información que estén dentro de la base de datos, como las demás exclusiones que sean establecidas en la Ley.

5. Marco Legal. Las políticas de protección de datos personales de la empresa se rigen por las siguientes normas de manera interna y externa:

Constitución Política de Colombia

A través de su artículo 15, establece el derecho fundamental a la intimidad de todos los ciudadanos, así como el derecho de Habeas Data, el cual consiste en conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, que se encuentren en bases de datos bajo custodia de personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada.

Ley 527 de 1999

Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Asi mismo, introduce el concepto de equivalente funcional, firma electrónica como
mecanismos de autenticidad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

Ley 1266 de 2008

Ley estatutaria por la cual, se define y reglamenta el Habeas Data financiero, así como los reportes a centrales de riesgo.

Ley 1273 de 2009

Ley por medio de la cual se crea y se protege el bien jurídico de la información y los datos personales. Así mismo, se tipifican conductas penales como daño informático, violación de datos personales, acceso abusivo a sistema informático, interceptación de datos informáticos, hurto por medios informáticos, entre otras.

Ley 1581 de 2012

Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decreto 1377 de 2013

Con el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012, sobre aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales.

Decreto 886 de 2012

Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos Personales, el cual se encuentra a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, y donde quienes actúen como responsables del tratamiento de datos personales, deberán registrar sus Bases de Datos siguiendo las instrucciones de este decreto.

Guías de Responsabilidad Demostrada Mediante estas guías, la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales establecen las directrices a seguir para una adecuada implementación de la protección de datos personales en las organizaciones vigiladas por esta autoridad, a través de la implementación de un Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

Circular Externa No.02 del 3 de noviembre de 2015

Mediante esta circular, la Superintendencia de Industria y Comercio, impartió instrucciones a los responsables del Tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.

6. Definiciones. Las siguientes definiciones se tendrán en cuenta para las presentes políticas como para el tratamiento de datos personales en la institución:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Implementación: Proceso para la implementación y ejecución de las políticas de privacidad y protección de datos.
Inventario de Bases de datos: Clasificación de las Bases de datos personales, de acuerdo a su nivel de riesgo, atendiendo a los criterios legales, de cara al Registro Nacional de Bases de Datos.
Manual de Procedimientos en Protección de Datos Personales: Manual de Uso, gestión, administración de datos personales en la Empresa, una vez construido y documentado el proceso de Protección de Datos Personales dentro de la Empresa, el cual debe integrarse con el área de Calidad.
Medidas Técnicas: Son las medidas técnicas y tecnológicas, como firmas digitales, firmas electrónicas, cifrado de datos entre otras, para garantizar la protección de la información y los datos en NIYARAKY.
Oficial de cumplimiento: Es la persona o dependencia dentro de NIYARAKY, la cual tendrá como función la vigilancia y control de la presente política bajo el control y supervisión de la Gerencia General.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

7. Principios aplicables al tratamiento de datos personales. El manejo y tratamiento de datos personales y sensibles, dentro de NIYARAKY, deberá estar enmarcado bajo los siguientes principios:

Finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la ley, la cual debe ser informada previamente al titular.
Libertad: Se requiere consentimiento previo y expreso del usuario, trabajador, contratista, para el manejo de datos personales.
Veracidad o Calidad: La Información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: Garantía del Titular para conocer información acerca de la existencia de datos de su propiedad.
Acceso y Circulación Restringida: Acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la ley.
Seguridad: Son las Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Reserva de la información, durante y después de terminadas las
actividades de tratamiento de los datos personales por parte de NIYARAKY.

8. Directriz general de protección de datos. Para dar cumplimiento a las políticas de protección de datos y a las obligaciones de la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y las demás normas que la complementen, adicionen o modifiquen, se debe tener en cuenta lo siguiente para el manejo de información y datos personales en NIYARAKY.

Para NIYARAKY la información personal es uno de los activos más importantes, por ende, el tratamiento de esta información se realiza con un máximo nivel de diligencia y atendiendo, en todo caso, lo establecido por la ley, para garantizar a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho de Habeas Data.

La información que se encuentra en las bases de datos de NIYARAKY ha sido obtenida en desarrollo de la actividad de la empresa, en todo caso su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a los criterios y normatividad legal.

9. Pautas para la protección de datos en la empresa. Además de la implementación y búsqueda del cumplimiento de las políticas de protección de datos personales, dentro de NIYARAKY se observarán las siguientes reglas generales.

• NIYARAKY tomará todas las medidas técnicas y jurídicas para asegurarse de la
  implementación de la presente política.

• NIYARAKY tomará todas las medidas técnicas, culturales y jurídicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes.

• Se realizarán auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

• Es responsabilidad de los funcionarios de NIYARAKY reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.

• Las presentes políticas se complementarán con los documentos y ANEXOS específicos para cada materia.

• La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores, contratistas, aliados, será un complemento fundamental de esta política.

• NIYARAKY deberá estar atento a las distintas instrucciones en protección de datos como los mecanismos que se creen por parte de la Delegatura de Protección de datos personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Recolección de información personal. NIYARAKY hará saber al titular del dato de manera previa, expresa e informada a la autorización del tratamiento de sus datos personales, sobre la existencia y aceptación de las condiciones particulares del tratamiento de sus datos en cada caso, informándole los mecanismos y procedimiento que tiene para actualizarlos, rectificarlos o eliminarlos de las bases de datos con información personal o sensible.

Las personas que, dentro de NIYARAKY, en desarrollo de alguno de sus productos o servicios, recojan datos personales deben informar de manera clara y expresa al usuario, con el fin de obtener la autorización para el tratamiento de sus datos personales, la finalidad del mismo y el carácter voluntario de la autorización, conservando y haciendo gestión documental ya sea en soporte electrónico, o físico de la prueba de dicha autorización.

Los proveedores, aliados, prestadores de servicios de NIYARAKY, que sean contratados o participen en el desarrollo o prestación de alguno de sus productos o servicios y que recojan datos personales deben informar de manera clara y expresa al usuario, con el fin de obtener la autorización para el tratamiento de sus datos personales, la finalidad del mismo y el carácter voluntario de la autorización, conservando y haciendo gestión documental ya sea en soporte electrónico, o físico de la prueba de dicha autorización.

11. Revocatoria de la autorización. Los titulares de los datos personales podrán en cualquier momento solicitar a NIYARAKY, sus proveedores, aliados o prestadores de servicios, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos.

La solicitud de supresión de la información no es procedente cuando el Titular tenga un deber legal o contractual.

El Titular tiene dos opciones para revocar su consentimiento:

i. Solicitar la revocatoria sobre la totalidad de las finalidades consentidas; a NIYARAKY, sus proveedores, aliados y/o prestadores de servicios, a partir de esa solicitud y hacia el futuro no se podrá volver a tratar los datos personales del titular, a menos que el titular en un futuro autorice nuevamente el tratamiento de los mismos.

ii. Solicitar la revocatoria parcial del consentimiento; NIYARAKY sus proveedores, aliados y/o prestadores de servicios , a partir de esa solicitud, y hacia el futuro no se podrá seguir tratando los datos para la finalidad o finalidades que no fueron revocadas por el Titular.

Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario que el titular al momento de solicitar la
revocatoria indique de manera clara y expresa si la revocación que requiere es total o parcial.

En todo caso, NIYARAKY , sus proveedores, aliados y/o prestadores de servicios no podrá exceder los plazos establecidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 para reclamaciones.

12. Tratamiento al que serán sujetos los datos personales en poder de NIYARAKY. A los datos personales que reposen en ficheros, ya sean físicos o electrónicos, se les realizará un tratamiento, el cual consiste en las siguientes actividades:

i. Recolección de información

NIYARAKY recolecta la información de los Titulares, a través de los siguientes mecanismos:

Para personas que hacen parte de la empresa:

1. Almacenamiento en físico de Hoja de Vida.

2. Formularios de afiliación a seguridad social.

Para personas externas a la empresa (clientes y proveedores)

1. Portal Web.

2. Entrega de información para gestionar prestación de servicios a persona natural, profesional titulado, persona jurídica, pertenencia a empresa, representante legal,
   facturación electrónica, función pública y comunidad académica.

3. Recepción de correos electrónicos a través de medios institucionales y/o la Suite de servicios NIYAGO, que comercializa NIYARAKY.

4. Archivos adjuntos a los correos electrónicos enviados a través de medios institucionales y/o la Suite de servicios NIYAGO, que comercializa NIYARAKY.

5. Registro de información realizada por clientes, para efectos de la prestación de los servicios que comercializa NIYARAKY.

6. Formatos de registro de asistencia a eventos.

7. Información recolectada a través de las campañas comerciales de marketing digital adelantadas por la empresa.

ii. Almacenamiento de la información de los Titulares interesados

Los datos obtenidos del Titular, previa autorización expresa e informada, serán dispuestos en una base de datos o en un sistema informático creado para tal fin ya sea en forma física o automatizada, de forma que se garantizará su seguridad frente al acceso, confidencialidad y uso.

iii. Envió de Información al Titular de los datos personales

A partir de la información disponible en NIYARAKY, que contiene datos básicos de nombres, apellidos, teléfono, dirección de contacto (física o electrónica), registrados en la base de datos creada para tal fin, esta dará a conocer los eventos y/o publicaciones que son de interés para el grupo de Titulares registrados en la base de datos y seguirá estrictamente las finalidades para las cuales se le autorizó realizar el tratamiento.

iv. Datos Sensibles

En la prestación de los servicios de NIYARAKY, se requiere de la recolección de datos biométricos como la imagen, la huella y el registro de voz, con las finalidades de realizar el proceso de autenticación del cliente para la posterior prestación del servicio de “Soluciones Digitales” (correo electrónico y mensajería de texto) y para ejecutar el correspondiente proceso de firmado en el servicio de firma electrónica. Estos datos son custodiados con medidas de seguridad altas, de acuerdo a manuales y políticas internas que desarrollará NIYARAKY como complemento a la presente política, así mismo la información deberá recolectarse cumpliendo los parámetros establecidos en la Ley, es decir, informando a los titulares de la información que no se encuentran obligados a autorizar su tratamiento y cuales, de los datos personales a tratar, tienen la calidad de sensibles.

13. Finalidades con las que se efectúa la recolección de datos personales y el tratamiento de estos. La recolección y tratamiento de datos personales por parte de NIYARAKY sus proveedores, aliados y/o prestadores de servicios, relativa a sus clientes, empleados y proveedores obedece a las finalidades descritas a continuación:

i. CLIENTES

1. Desarrollo de la relación contractual: esta finalidad incluye específicamente las actividades de creación del cliente para efectos de facturación, manejo de datos para contacto del cliente con fines de calidad del servicio, como prestación del mismo.

2. Operación del servicio: Esta finalidad consiste en la efectiva prestación del servicio en favor del cliente, para lo cual se desarrollan diferentes actividades dependiendo del servicio contratado, según se describe a continuación;

2.1.Servicio de correo electrónico simple o certificado: envío de información por correo electrónico y archivos adjuntos a este, cuando dicho envío se realice a través de la plataforma de correo electrónico certificado de NIYARAKY, a fin de garantizar su validez y eficacia jurídica, así como el acuse de recibo previsto en la Ley 527 de 1999.

2.2.Servicio de firma electrónica con validez jurídica: Verificación del código OTP a través de llamada telefónica, almacenando grabación de la voz del USUARIO, así como la captura de la huella del firmante previo al proceso de firma de documentos, con el objeto de surtir la autenticación de su identidad de cara al proceso de firmado.

Envío de la información al correo electrónico del firmante, con la finalidad de poner a su disposición los documentos ya firmados para su verificación y almacenamiento de los documentos objeto del proceso de firma realizado con SIGNGO, estos quedarán almacenados y la información que ellos contienen en la plataforma de firma electrónica SIGNGO por el término de seis meses contados a partir del momento en que termina el proceso de firmado de los mismos, tiempo después del cual son eliminados por completo de los repositorios de NIYARAKY.

Gestión comercial: Esta finalidad incluye específicamente la realización de campañas comerciales de NIYARAKY, a través del envío de información entrega de información sobre noticias respecto al sector de TI, novedades legislativas y de cualquier índole, como información sobre eventos, charlas y foros de sensibilización relacionadas con las actividades comerciales de NIYARAKY, así como información sobre sus productos, servicios y actividades.

ii. EMPLEADOS

Gestión de la relación laboral: esta finalidad incluye específicamente los pagos de salarios, el control de novedades laborales como incapacidades, permisos, el control de acceso y horario de trabajo del empleado, el control del personal activo de la empresa, las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación tanto de los empleados como de sus familiares, cuando a ello hubiere lugar.

iii. PROVEEDORES, ALIADOS, PRESTADORES DE SERVICIOS

Contacto para cotizaciones, publicaciones de ofertas, como para la gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos para el funcionamiento de la Empresa.

14. Necesidad y temporalidad del tratamiento de datos personales. NIYARAKY solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

15. Relaciones contractuales que involucren acceso a datos personales.
i. Vinculación por contrato laboral: para el ingreso de funcionarios nuevos con contrato laboral, es necesario que cada funcionario que empiece a realizar algún tipo de labor, manifieste conocer, aceptar y aplicar las políticas de protección de datos personales así como lo planteado en la cláusula respectiva del contrato laboral titulada “PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”; de igual forma, se requiere la firma de la autorización correspondiente para el manejo de datos necesarios para el proceso de selección y los que se utilicen para desarrollo de la relación laboral.

El Proceso de Talento Humano deberá velar por que, en cada incorporación de un nuevo funcionario, contratista, aliado se exija la firma y aceptación de la presente política como de los documentos que la complementen.

ii. Vinculación por prestación de servicios: para las personas que se vinculan a NIYARAKY mediante prestación de servicios deberán aceptar la cláusula respectiva del contrato de prestación de servicios titulada “PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”.
iii. Vinculación comercial: en los casos de proveedores, aliados o terceros con los que se desarrollen relaciones comerciales que involucren acceso, tratamiento, transmisión o transferencia de datos personales, se establecerá en los respectivos procesos por parte de las distintas áreas encargadas, las cláusulas, anexos, contratos, o procedimientos para asegurar la protección de la información y los datos personales en dichas relaciones, ya sea cláusula de protección de datos personales, de confidencialidad, contratos de transferencia y transmisión de información, entre otras.

16. Generación de cultura. De acuerdo con lo establecido en las Guías de Responsabilidad Demostrada, de la Superintendencia de Industria y Comercio, NIYARAKY se encargará de emprender campañas de generación de cultura, dirigidas a sus empleados, contratistas y demás representantes, con el fin de concientizarlos frente a los riesgos en materia de seguridad de la información personal, así como frente a las directrices establecidas en la presente política.

17. Procedimiento para el ejercicio de Habeas data. Los titulares cuya información se encuentre en bases de datos de propiedad de NIYARAKY, o los terceros legitimados por ley o autorizados expresamente y por escrito por parte del titular, para el ejercicio de sus derechos de Actualización, Rectificación, Conocimiento o Supresión de su información personal podrán utilizar los siguientes mecanismos para el envío de su petición:

• Envío de petición escrita en medio físico a la dirección : Calle 5 Nro. 18-250 Manizales, Colombia

• Enviar un correo manifestando de manera expresa su solicitud (conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales) a los correos institucionales hola@niyaraky.com.co; directorgeneral@niyaraky.com.co y/o administracion@niyaraky..com.co

• Contacto telefónico a las líneas móviles institucionales: 3202345762 / 3107737271.

Independientemente del medio utilizado para enviar la petición en ejercicio de los derechos aquí contemplados, la petición será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la petición por parte del Área Competente en los casos que se trate de una consulta, mientras que en los casos que se trate de reclamo se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción. El área competente informará al titular sobre la recepción de la petición.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo o consulta del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

18. Área responsable / persona designada para la protección de datos. La responsabilidad de velar por la adecuada protección de datos personales, como del cumplimiento normativo frente al tema en NIYARAKY estará en cabeza del OFICIAL DE SEGURIDAD, vinculado al proceso de Gestión de Calidad que depende directamente de la Dirección General de la Empresa.

El oficial de Seguridad tendrá las siguientes funciones

• Informar a la Gerencia y a la Junta directiva sobre el manejo de datos personales en la empresa.

• Realizar auditorías con las distintas áreas para revisar la aplicación de la política de protección de datos.

• Informar si alguna conducta se relaciona con los delitos de la Ley 1273 de 2009.

• Verificar la integración de las políticas de protección de datos con el manual o políticas de seguridad de la información.

• Crear formatos y distintos procedimientos con el fin de aplicar dentro de la empresa la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

• Revisar que el desarrollo del modelo de negocio y los distintos productos ofrecidos cumplan con la política de protección de datos personales.

• Informar a los clientes, usuarios, contratistas, Patrocinadores y proveedores de los deberes para el cumplimiento fundamental del Habeas Data.

• Trabajar junto a las áreas o representantes: Jurídico, Tecnologías de la información, Gestión de Proyectos, Gestión de operaciones en búsqueda de una cultura de la protección de datos y privacidad empresarial.

• Realizar las actividades propias del Registro Nacional de Bases de Datos ante la
  Superintendencia de Industria y Comercio, así como estar pendiente de su
  actualización.

• Realizar lo señalado en la ley para el cumplimiento de las obligaciones empresariales en la protección de datos.

19. Derecho de los titulares de la información. De acuerdo con lo establecido en la Ley estatutaria 1581 de 2012, sobre protección de datos personales y su decreto reglamentario 1377 de 2013, los derechos que le asisten a los titulares de la información sobre los cuales NIYARAKY debe velar por su cumplimiento y garantizar su ejercicio, son:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a NIYARAKY (responsable y/o Encargados del Tratamiento). Este derecho podrá ser ejercido igualmente por el Titular frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a NIYARAKY para el tratamiento de los datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley (Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).

c) Ser informado por NIYARAKY (responsable y/o Encargado del Tratamiento) previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente para la protección de datos personales.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato a NIYARAKY cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

g) Conocer los cambios sustanciales en la política de protección de datos concernientes a la finalidad e identificación del responsable del tratamiento, a más tardar al momento de la entrada en vigencia de las nuevas políticas.

h) Para los titulares cuya recolección de datos se realizó con anterioridad a la expedición del Decreto 1377 de 2013, poner en conocimiento las políticas de tratamiento expedidas bajo la regulación de éste.

i) Acceso a la información personal, para lo cual los encargados y responsables deberán implementar los mecanismos sencillos y ágiles para que se garantice el acceso permanente.

j) Ejercer el derecho de acceso para actualizar, rectificar, eliminar datos personales.

20. Rol en el tratamiento y obligaciones para la protección de datos personales. NIYARAKY COLOMBIA S.A.S (en adelante NIYARAKY), sociedad de carácter privado, identificada con NIT 901.639.376-6, domiciliada en la ciudad de Manizales, expide las presentes políticas de tratamiento de información, en cumplimiento de la Constitución y la Ley 1581 de 2012, así como sus Decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014; de igual forma se manifiesta que NIYARAKY de acuerdo a los diversos procesos que manejan tanto con empleados, proveedores y clientes ostenta una calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y como tal debe cumplir los deberes impuestos por la legislación para estos roles dentro del tratamiento de datos personales, contemplados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

Además de las obligaciones establecidas en los artículos citados anteriormente, NIYARAKY deberá asegurarse de adoptar todas las medidas técnicas, jurídicas y organizacionales para cumplir esta política.

21. Vigencia y actualización. La fecha de entrada en vigor de las presentes políticas es el diez (10) de octubre de 2022. Así mismo su actualización dependerá de las instrucciones del oficial de seguridad de NIYARAKY en concordancia con los lineamientos de la Dirección General, así como de las extensiones reglamentarias que haga la Superintendencia de Industria y Comercio como ente de vigilancia y control.

Última modificación: 01 de junio de 2023

CONTRATO DE CONDICIONES DE USO NIYARAKY – AUCO.AI

1. PARTES. Actuarán como partes en este contrato de condiciones de uso de NIYARAKY COLOMBIA S.A.S. – AUCO.AI, por una parte, NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y MICONTRATO S.A.S., personas jurídicas de derecho privado, organizadas según las normas civiles y mercantiles vigentes en Colombia, identificadas con NIT. 901.639.376-6 y 901.431.536-6 con domicilio social en las siguientes direcciones Calle 5 Nro 18-250 de la ciudad de Manizales – Caldas y calle 1 Sur # 65A – 46 de la ciudad de Medellín – Antioquia – Colombia, quienes fungen como usuaria a título de software as a service (NIYARAKY COLOMBIA S.A.S.) y usuaria, propietaria, administradora y operadora de la plataforma MICONTRATO S.A.S; por la otra, podrá actuar el USUARIO REGISTRADO, es decir, aquella persona que se registra en la plataforma, creando una cuenta personal, y suministrando la información requerida para el efecto (o que adquiere un plan), y el VISITANTE, es decir aquel usuario que navega por las diferentes opciones de la plataforma, pero sin registrarse. 2. JURISDICCIÓN Y RÉGIMEN LEGAL APLICABLE. Las partes aceptan y reconocen que el presente CONTRATO DE TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO de la plataforma www.auco.ai se rige por lo dispuesto en las cláusulas aquí contenidas y en lo no dispuesto por ellas se regirá por las Leyes de la República de Colombia. 3.IDIOMA. Este CONTRATO DE TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO ha sido redactado en idioma español. En caso de que se realicen traducciones a cualquier otro idioma y se presenten discrepancias en la interpretación entre los idiomas prevalecerá lo establecido en el idioma español. 4. CAPACIDAD LEGAL. NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y MICONTRATO S.A.S. son personas jurídicas capaces de adquirir derechos y contraer obligaciones según lo preceptuado por las leyes civiles y mercantiles vigentes en Colombia, y sus usuarios registrados y visitantes sólo podrán utilizar las diversas funcionalidades de la plataforma auco.ai, si son personas jurídicas legalmente constituidas y actúan a través de sus representantes legales autorizados, o, en el caso de ser personas naturales, si son mayores de edad, caso en el que se presumirá su capacidad legal conforme a la ley 1996 de 2019. Podrán NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y MICONTRATO S.A.S., a través de la plataforma auco.ai aplicar pruebas de edad en caso de dudas cuando se trate de personas naturales, y solicitar documentación que acredite la existencia y representación de las personas jurídicas que se registren como usuarios, o que actúen como visitantes. 5. OBJETO. El presente contrato rige la relación contractual entre los visitantes y usuarios de la plataforma auco.ai, y NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y MICONTRATO S.A.S., personas jurídicas de derecho privado, en las calidades descritas anteriormente (NIYARAKY COLOMBIA S.A.S – USUARIA de software as a service); (MICONTRATO S.A.S propietaria y operadora de la misma plataforma). En este se definen los derechos y obligaciones de las partes, y se define un conjunto de procedimientos. La plataforma auco.ai es una herramienta de automatización documental, cuyo propósito es ayudar a personas naturales y jurídicas a facilitar sus procesos documentales y eliminar trámites operativos. Los servicios ofrecidos por NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y MICONTRATO S.A.S., pueden ser adquiridos a través del sitio web www.niyaraky.co; www.auco.ai, bien sea desde equipos móviles o desde equipos de cómputo fijos, y quienes para hacerlo deberán seguir las instrucciones que, paso a paso, les da la plataforma. Los USUARIOS REGISTRADOS y/o VISITANTES que al ingresar al sitio web de NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y MICONTRATO S.A.S. traten de utilizar cualquiera de sus funcionalidades, aceptan de manera expresa el contenido de los presentes TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO de la plataforma. USUARIOS REGISTRADOS y/o VISITANTES reconocen que el servicio prestado por la plataforma, y regulado en el presente contrato, no constituye, de manera alguna, un servicio de asesoría jurídica, y en caso de duda sobre la conveniencia y oportunidad de determinada cláusula, o de la adición o efectividad de determinada, deberá contar con la ayuda y acompañamiento de un abogado y cualquier otro profesional contratado por su cuenta y riesgo, que le brinde la asesoría adecuada. 6. NATURALEZA DEL PRESENTE CONTRATO. El presente documento es un contrato de adhesión, cuyo contenido se entiende aceptado por USUARIOS REGISTRADOS y/o VISITANTES que deciden navegar por las distintas funcionalidades de la plataforma, y especialmente por los usuarios registrados. Por ello es deber de los usuarios y visitantes leer siempre, y antes de la utilización de cualquiera de las funcionalidades ofertadas por la plataforma auco.ai, el CONTRATO DE TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO que se encuentre vigente en el sitio web. Se podrá solicitar a los usuarios y visitantes que ratifiquen expresamente su aceptación al contenido del presente contrato. 7. PROPIEDAD INTELECTUAL. Las marcas NIYARAKY y Auco.ai, y todos las enseñas y elementos de la plataforma, tales como imágenes, gráficos, sonidos, textos y demás, son de propiedad de NIYARAKY y MICONTRATO S.A.S., y se encuentran protegidos por las normas civiles y mercantiles que regulan los derechos de autor en general, y por la ley 23 de 1982 en especial. La navegación por la plataforma, y la generación y adquisición de documentos en la misma, no genera para los usuarios y visitantes ningún derecho sobre ellas, y por ello no podrán estos reproducir, adaptar, comunicar, distribuir o explotar, ni en todo ni en parte, los contenidos de la plataforma auco.ai, sin contar para ello con la aquiescencia expresa y escrita de NIYARAKY y MICONTRATO S.A.S., so pena de las sanciones civiles, penales y administrativas a las que haya lugar. 8. OBLIGACIONES DE LOS OPERADORES. NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y MICONTRATO S.A.S., actuando en calidad de operadoras de la plataforma están obligada a suministrar a sus usuarios y visitantes el acceso a las herramientas propias de NIYARAKY y auco.ai para la elaboración y adquisición de documentos jurídicos que la misma plataforma ofrece, pero el USUARIO REGISTRADO y/o VISITANTE reconoce que NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y MICONTRATO S.A.S. NO será responsable por:

1. Las dificultades en el acceso a la plataforma debido a la cobertura de internet del lugar de ubicación del usuario o visitante.

2. Las dificultades de acceso a la plataforma por parte de visitantes y usuarios debido a labores de actualización y mantenimiento de la misma plataforma.

3. Las dificultades de acceso a la plataforma debido a fallos técnicos de los dispositivos utilizados por los usuarios y visitantes.

4. Los efectos jurídicos derivados de la escogencia de una determinada forma de contrato o documento por parte de los visitantes o usuarios.

5. Los errores, omisiones o inexactitudes cometidos por los visitantes o usuarios al diligenciar los documentos jurídicos por ellos escogidos y adquiridos.

6. Los errores, omisiones o inexactitudes cometidos por los visitantes o usuarios al enviar documentos para su automatización.

7. Los procesos judiciales o administrativos que se generen como consecuencia de la elaboración y/o firma digital o electrónica de cualquier documento.

8. El contenido de los documentos subidos por los USUARIOS REGISTRADOS y/o VISITANTES a la plataforma y sus efectos jurídicos.

9. El contenido, efectos jurídicos y obligaciones que se pacten en cualquiera de los
   documentos donde NIYARAKY y AUCO hayan prestado su firma digital.

10. La pérdida o eliminación de la documentación o información depositada dentro de la plataforma, una vez hayan transcurrido tres meses de finalizada la suscripción a la misma.

9. CREACIÓN DE LA CUENTA DE USUARIO. El visitante que desee crear una cuenta de usuario deberá suministrar su nombre completo, la dirección de su correo electrónico, su ciudad de residencia y establecer una contraseña de acceso. Una vez suministrada esta información se enviará al correo electrónico informado un código de verificación, el cual tendrá una vigencia de 30 días calendario, y el cual deberá digitarse en la plataforma de auco.ai para poder activar la cuenta, y con ello tener acceso a los beneficios de ser usuario registrado. Sólo se podrá crear una cuenta de usuario registrado por cada correo electrónico.

10. DERECHOS DE LOS USUARIOS REGISTRADOS. Los usuarios registrados, en virtud de tal calidad, tendrán derecho a:

1. Seleccionar cualquier documento disponible en la plataforma o los automatizados por el USUARIO REGISTRADO, elaborarlo, adquirirlo y firmarlo electrónica y/o digitalmente (en caso de que compre la respectiva firma), con la asistencia que para el efecto presta la plataforma auco.ai, además de poder subir documentos en PDF no generados en la plataforma, para adelantar el proceso de firma digital o electrónica, sin importar el número de firmas electrónicas que en él se estampen. El total de documentos generados en la plataforma podrá ser ilimitado si el cliente lo desea, cobrando un valor especial por documento adicional.

2. Firmarlo electrónicamente por todas las partes que intervienen en la celebración del negocio, y/o, digitalmente (en caso de que compre la respectiva firma) por LA SUSCRIPTORA, utilizando los factores de autenticación de los disponibilizados por la plataforma según las descripciones de seguridad del presente contrato.

3. Seleccionar aprobadores de documentos y/o, orden de firmantes de cada documento.

4. Almacenar en la plataforma de auco.ai todos los documentos que haya elaborado históricamente, o cualquier otro documento que desee en formato PDF. El almacenamiento es ilimitado en número de documentos pero limitado en número de Gigabyte, según plan adquirido.

5. Enviar recordatorios automáticos mediante correo electrónico y VoiceBot.

6. Recibir código OTP vía correo electrónico y/o SMS.

7. Observar métricas y estadísticas de los documentos en tiempo real.

8. Generar usuarios ilimitados dentro de la plataforma.

9. Cargar múltiples archivos de manera simultánea en cualquiera de los siguientes
   formatos y transformarlos a PDF: .bib, .doc, .xml, .docx, .fodt, .html, .ltx, .txt, .odt, .ott, .pdb, .pdf, .psw, .rtf, .sdw, .stw, .sxw, .uot, .vor, .wps, .epub, .png, .bmp, .emf, .eps, .fodg, .gif, .jpg, .met, .odd, .otg, .pbm, .pct, .pgm, .ppm, .ras, .std, .svg, .svm, .swf, .sxd, .sxw, .tiff, .xhtml, .xpm, .fodp, .potm, .pot, .pptx, .pps, .ppt, .pwp, .sda, .sdd, .sti, .sxi, .uop, .wmf, .csv, .dbf, .dif, .fods, .ods, .ots, .pxl, .sdc, .slk, .stc, .sxc, .uos, .xls, .xlt, .xlsx, .tif, .jpeg, .odp.

10. Modificar los correos electrónicos en caso de que posean errores o que el remitido lo haya cambiado.

11. Personalizar con el logo, colores corporativos y nombre empresarial la plataforma para los firmantes, permitiendo que reciban estos, un correo bajo el nombre de la empresa,
    con sus colores y logos corporativos, al igual que la plataforma.

12. Utilizar su propio logo y enseñas empresariales en los correos electrónicos que se generen desde la plataforma auco.ai y durante el proceso de firma digital y/o
    electrónica, como, por ejemplo, al enviar los contratos a su contraparte para el proceso de firma digital o electrónica.

13. Utilizar la (API) desarrollada por NIYARAKY y MiCONTRATO S.A.S, pudiendo integrar el software de las aplicaciones del SUSCRIPTOR con el software de las aplicaciones de la OPERADORA.

14. Generar y obtener información sobre todos los procesos de trazabilidad documental ofrecidos por la plataforma, tales como fecha y hora y de apertura del documento, tiempo invertido en la elaboración y en la lectura de cada página, tiempo invertido en la elaboración y lectura total del documento, firmantes faltantes, y la fecha y hora de la firma digital o electrónica.

15. Utilizar el constructor de documentos, con el cual podrán por cuenta propia automatizar sus documentos de uso frecuente. Dichos documentos se automatizarán según los parámetros de la plataforma auco.ai; una vez automatizados, EL SUSCRIPTOR podrá generarlos y sumarán en cuanto al número de documentos realizados en la plataforma.

16. Que se guarde automáticamente en la plataforma el progreso en la elaboración de los documentos que ya haya iniciado.

17. Gestionar la información depositada para la creación de su cuenta de usuario.

18. Modificar la contraseña de acceso a su perfil en la plataforma auco.ai cuantas veces lo desee, pero será de su exclusiva responsabilidad mantener a salvo dicha contraseña para evitar el acceso de terceros.

19. Cancelar cuando así lo desee su cuenta de suscriptor, y continuar como usuario
    registrado conforme con el CONTRATO DE CONDICIONES DE USO, o continuar utilizando los servicios de la plataforma en calidad de visitante, pero observando las previsiones con respecto a las cancelaciones contempladas en la cláusula novena del presente contrato.

20. A que los documentos generados y/o firmados a través de la plataforma, y los que en formato PDF decida almacenar en la misma, se mantengan allí por un plazo máximo de 3 meses después de terminada la suscripción, debiendo observar las previsiones sobre procedimientos y costos para tener acceso a los mismos.

21. Actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya depositado en la
    plataforma auco.ai con ocasión de la creación de su cuenta de usuario, de pagos
    realizados, o de la gestión, elaboración, firmado digital o electrónico, y almacenamiento de sus documentos.

22. Contactarse vía correo electrónico, y demás canales digitales establecidos por la
    plataforma e indicados en el presente documento, con los operadores de la plataforma auco.ai, con el objetivo de esclarecer dudas con respecto a las funcionalidades ofrecidas por la misma plataforma.

11. OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS REGISTRADOS, VISITANTES Y/O CUALQUIERA QUE DESEE HACER USO DE LA PLATAFORMA Y SUS FUNCIONALIDADES. Tantos los USUARIOS REGISTRADOS como los VISITANTES se comprometen por virtud del presente contrato a:

1. Leer cuidadosamente y entender el presente contrato de condiciones de uso.

2. Pagar el precio correspondiente por el plan de suscripción elegido.

3. Leer y entender las descripciones generales de los documentos ofertados, para así poder elegir el adecuado para las necesidades propias del usuario o visitante.

4. Leer y seguir atentamente las instrucciones de cada uno de los pasos para elaborar el documento elegido.

5. En caso de redactar obligaciones o cláusulas adicionales en los documentos elegidos para elaborar con la asistencia de la plataforma auco.ai, asesorarse de un abogado que le indique la mejor manera, pues el usuario visitante entiende, y así lo declara, que el servicio prestado por la plataforma no es un servicio de asesoría jurídica, sino de asistencia para la elaboración de documentos jurídicos.

6. Revisar la información por ellos escrita en cada documento jurídico que elijan, antes de la generación del documento en formato PDF.

7. Realizar el pago de cada documento jurídico que elaboren, conforme los
   procedimientos descritos en el presente contrato de condiciones de uso.

8. No modificar la plataforma.

9. No utilizar los servicios de la plataforma para la comisión de actos contrarios a la Ley.

10. Utilizar los usuarios de la plataforma exclusivamente para personas vinculadas a su compañía.

11. Observar siempre el debido respeto en sus comunicaciones con la operadora de la plataforma, bien sea habladas o escritas.

12. Dirigir cualquier reclamación o inquietud derivada de la utilización de la plataforma, o de la elaboración y adquisición de un documento jurídico, o del manejo de sus datos o información, primero a la operadora de la plataforma auco.ai.

12. PRECIO DE LOS DOCUMENTOS. Todos los documentos jurídicos que pueden ser escogidos, elaborados y adquiridos por los visitantes y usuarios, con la asistencia de la plataforma de auco.ai, y según el país donde opere la plataforma, tendrá sus precios expresados en la moneda legal colombiana (pesos) o en Dólares estadunidenses. Dentro de dicho precio, ya se encuentra contenido el valor a ser pagado por el Impuesto al Valor Agregado (IVA), razón por la cual, el valor del impuesto no se discrimina en la presentación inicial de cada uno de los documentos, pero sí será discriminado en la factura cambiaria de compraventa que se emita por razón de la adquisición del documento. NIYARAKY COLOMBIA S.A.S. y MICONTRATO S.A.S., se reservan la facultad de modificar los precios de cada uno de los documentos y de la plataforma sin previo aviso, pero obligará el valor que esté vigente al momento de la adquisición del documento por parte del usuario o del visitante. La plataforma auco.ai también suministra algunos documentos gratuitos, que podrán ser elaborados y adquiridos por usuarios y por usuarios registrados, previo diligenciamiento de la información de facturación ordinaria y de la información del correo de envío. 13. PLANES DE SUSCRIPCIÓN. Los usuarios registrados en la plataforma auco.ai, podrán optar por realizar una suscripción a alguno de los planes previamente ofrecidos por la misma plataforma, los cuales ofrecen diferentes funcionalidades y diferentes precios de suscripción, según los perfiles e intereses de los mismos usuarios. Una vez escogido el plan de suscripción que desee adquirir el usuario registrado, la plataforma lo llevará a un espacio donde deberá suministrar los datos requeridos para adquirir el plan, aceptar el contrato de términos y condiciones, y después de esto deberá suministrar los datos de la tarjeta de crédito y titular de la misma, con la que se hará el pago de la suscripción, mediante débito mensual. 14. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE UN DOCUMENTO SIN PLAN. Una vez el usuario registrado o el visitante termine de elaborar su documento en la plataforma de auco.ai, se le solicitará que revise íntegramente la información por él depositada, y que indique los datos de facturación y el correo electrónico a donde se le enviará su documento ya generado en formato PDF. Una vez depositada esta información, se le remitirá a la plataforma de pago, donde el usuario podrá escoger el método de pago entre tarjetas de crédito, de débito, trasferencia desde una cuenta bancaria, o a través del sistema PSE. En caso de rechazo del pago, o de mora en el mismo, el usuario podrá cambiar el método de pago, o desistir de la compra, pudiendo permanecer el documento almacenado en la plataforma para realizar un pago posterior, si es un usuario registrado. NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y MICONTRATO S.A.S., podrán suspender o cancelar su obligación de generar y enviar el documento elaborado por el cliente a través de la plataforma auco.ai, y sus demás obligaciones contractuales en general, cuando el pago se rechace de manera definitiva y se trate de un visitante. La plataforma no almacenará los datos de tarjetas débito o crédito, ni de las cuentas bancarias utilizadas por los usuarios para realizar sus pagos, pero sí guardará copia del comprobante de la transacción para los fines pertinentes. 15. DERECHO DE RETRACTO. Los usuarios registrados y visitantes declaran conocer y entender que una vez elaborado el documento y realizado su pago, la compraventa del documento se reputa perfecta, y por ello, después del pago no operará derecho de retracto o de desistimiento según se desprende del numeral 4 del artículo 47 de la ley 1480 de 2011. 16. ENTREGA DEL DOCUMENTO. Una vez elaborado el documento por parte del usuario, se le solicitará que haga una revisión exhaustiva de toda la información por él depositada, y especialmente de las cláusulas por él redactadas, y después de ello podrá proceder con el pago según lo mencionado en la cláusula PROCEDIMIENTO DE PAGO de este mismo contrato de condiciones de uso. Realizado el pago, se enviará un link de descarga del mismo documento al correo electrónico suministrado por el visitante o el usuario registrado, donde podrá obtener su documento en formato PDF. No obstante esto, una vez realizado el pago, el documento podrá ser descargado directamente desde la plataforma a través del botón “descargar, o en el caso de que el usuario esté registrado en la plataforma, podrá obtenerlo haciendo click en la opción “Mis Documentos de su perfil personal. El link enviado al correo tendrá una vigencia de 30 días calendario, donde luego de finalizado este periodo, el documento no podrá ser descargado a través de este. También se almacenará una copia del documento en el perfil del usuario registrado, en caso de que lo sea. El documento generado vendrá acompañado de un código QR (Quick Responsive), el cuál servirá de mecanismo de autenticación y como método de acceso rápido al contenido, previo escaneo del mismo. Previo a la elaboración del documento, la plataforma preguntará sobre si las partes van a suscribir al contrato de manera electrónica, o si va a ser firmado de la manera manual, previa impresión del documento. Una vez generado el documento para su impresión y firma tradicional, o con firma electrónica, este será inmodificable para cualquiera de las partes, razón por la cual, antes de finalizar el proceso, quien esté realizando el documento deberá verificar que el contenido del mismo se encuentra diligenciado correctamente. Los USUARIOS REGISTRADOS y/o VISITANTES reconocen y aceptan que son los únicos responsables de los contenidos que sean digitados en los documentos, y en consecuencia de esto, se comprometen a mantener indemne a NIYARAKY COLOMBIA S.A.S. y AUCO respecto a cualquier demanda o pleito que pueda surgir respecto a la elaboración de un documento o los efectos jurídicos de los mismos. 17. FIRMA ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTOS. Los documentos y contratos elaborados dentro de la plataforma auco.ai podrán ser impresos por los usuarios y así proceder a suscribirlos con firma manual. Pero, además de esto, podrán ser firmados electrónicamente sin necesidad de que los documentos o contratos sean impresos. Una vez iniciada la elaboración del documento o contrato, la plataforma le indagará al usuario sobre cuál será el método de firma. Si se opta por la opción de firma electrónica, le solicitará que informe el nombre, número celular y correo electrónico de todas las personas que deban firmarlos, y al finalizar la elaboración y pago de los documentos, se enviará automáticamente un correo electrónico a todos los firmantes, con un link que los redireccionará al documento, pudiendo allí estampar su firma electrónica de tres maneras:

1. Subir una imagen de la firma en formato JPG o PNG.

2. Simular su firma valiéndose del mouse de su computador, o del lápiz óptico de aquellos
   dispositivos que permitan su utilización.

3. Escribir su nombre con una fuente propia de auco.ai

Así mismo, se podrá solicitar que los firmantes deban realizar movimientos frente a la cámara (prueba de vida), tomarse una fotografía y/o tomar una fotografía del documento de identidad de cada parte. Una vez firmado el documento se almacenará de manera provisional con las firmas que vayan plasmando en el proceso, y luego de que suscriban todos los firmantes, el documento se almacenará en la nube de AUCO con la protección de la tecnología Blockchain que garantizará la inalterabilidad del documento y proveerá seguridad jurídica a las partes, o, en la nube o base de datos que el SUSCRIPTOR establezca, caso en el cual, AUCO no será responsable por la pérdida, deterioro, autenticidad, no repudio, disponibilidad o eliminación de la información. Terminado este procedimiento, se enviará automáticamente a cada una de las partes y firmantes la copia del contrato ya suscrito.

PARAGRAFO. FIRMA DE DOCUMENTOS NO PERTENECIENTES A LA PLATAFORMA AUCO.AI Los usuarios y usuarios registrados podrán, también, firmar electrónicamente documentos digitales que se encuentre en su haber, distintos a los documentos disponibilizados por la plataforma auco.ai, o que hayan sido automatizados. Una vez subido el documento a la plataforma, esta le solicitará que informe el nombre y correo electrónico de todas las personas que deban firmarlos, y al finalizar la elaboración y pago de los documentos, se enviará automáticamente un correo electrónico a todos los firmantes, con un link que los redireccionará al documento, pudiendo allí estampar su firma electrónica de tres maneras:

1. Subir una imagen de la firma en formato JPG o PNG.

2. Simular su firma valiéndose del mouse de su computador, o del lápiz óptico de aquellos
   dispositivos que permitan su utilización.

3. Escribir su nombre con una fuente propia de auco.ai

Una vez firmado el documento se almacenará de manera provisional con las firmas que vayan plasmando en el proceso, y luego de que suscriban todos los firmantes, el documento se almacenará definitivamente, con la protección de la tecnología Blockchain que garantizará la inalterabilidad del documento y proveerá seguridad jurídica a las partes o, en la nube o base de datos que el SUSCRIPTOR establezca, caso en el cual, AUCO no será responsable por la pérdida, deterioro, autenticidad, no repudio, disponibilidad o eliminación de la información. Terminado este procedimiento, se enviará automáticamente a cada una de las partes y firmantes la copia del contrato ya suscrito. Los USUARIOS REGISTRADOS y/o VISITANTES entienden y aceptan que, en ninguna circunstancia, NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y AUCO serán responsables por el contenido y efectos jurídicos derivados de los documentos que sean subidos a la plataforma para su posterior firma. 18. FACTURACIÓN. Una vez emitida la factura electrónica cambiaría de compraventa por la adquisición del documento jurídico con la asistencia de la plataforma auco.ai, una copia de dicha factura será enviada al correo electrónico registrado por el usuario, o al correo electrónico informado por el visitante al momento de la generación de su documento. La información que será utilizada para la facturación será solicitada antes de la generación del documento en formato PDF. 19. DERECHOS DE LOS VISITANTES. Los usuarios no registrados, denominados en este contrato como visitantes, tendrán derecho a:

1. Seleccionar cualquier documento jurídico disponible dentro de la plataforma, elaborarlo con la guía que para el efecto presta la plataforma, a culminarlo y realizar el pago, recibiendo su documento ya terminado y en formato PDF al correo electrónico que para el efecto el mismo visitante informe. Luego de recibido, el link para descarga del documento, permanecerá activo por 30 días calendario, después de las cuales no podrá ser descargado de nuevo.

2. Actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya depositado en la plataforma auco.ai, de pagos realizados, o de la gestión y elaboración de sus documentos.

3. Contactarse vía correo electrónico, y demás canales digitales establecidos por la plataforma e indicados en el presente documento, con los operadores de la plataforma auco.ai, con el objetivo de esclarecer dudas con respecto a las funcionalidades ofrecidas por la misma plataforma.

20. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Toda información que los usuarios o visitantes suministren con ocasión de la creación de su cuenta de usuario, con ocasión de la adquisición y pago, o con ocasión de la gestión de sus documentos jurídicos, generados con la asistencia de la plataforma auco.ai, será almacenada, administrada y tratada conforme lo dispuesto en las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012. Para el efecto, NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y MICONTRATO S.A.S. dispondrán en documento aparte a este contrato de Términos y Condiciones de Uso, la política general de tratamiento de dicha información. 21. VALIDEZ DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. Al navegar dentro de la plataforma y hacer uso de sus funcionalidades, LOS USUARIOS REGISTRADOS, VISITANTES o cualquier persona que haga uso de la misma, declaran que este acuerdo es legalmente vinculante y renuncian expresamente a interponer una acción con el fin de invalidar su contenido por el solo hecho de usarse el “Intercambio Electrónico de Datos (firma electrónica) en cumplimiento de la ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 y demás normas que las modifiquen y/ o complementen. Además, declaran que, en caso de litigio, los registros de los mensajes de Intercambio Electrónico de Datos que se hayan utilizado serán admisibles ante el Juez competente y constituirán plena prueba de los hechos que en ellos figuran, salvo que se aporte prueba en contrario. LOS USUARIOS REGISTRADOS, VISITANTES o cualquier persona que haga uso de la plataforma, reconocen y aceptan que las firmas plasmadas en el Contrato son confiables y vinculantes para obligarlas legal y contractualmente en relación con su contenido y tienen la misma validez y los mismos efectos jurídicos de la firma manuscrita. De conformidad con lo anterior, declaran: a) Que los firmantes tienen plenas facultades legales para obligarse mediante firma electrónica y no requieren de autorización adicional para ello. b) Que los datos de creación de cada firma corresponden única y exclusivamente a aquellas personas que legalmente pueden obligarse. c). Que quienes aparezcan como firmantes del Contrato son las únicas personas que tienen acceso para la creación de la firma del Contrato por los sistemas destinados por las Partes para tal fin, los cuales, desde ya, las partes declaran conocer y verificar que provee un mecanismo de firma electrónica confiable que garantiza el cumplimiento de los requisitos de firma electrónica previstos en la legislación vigente. Por lo anterior, el mecanismo de firma electrónica elegido garantiza la autenticidad identidad de los firmantes), la integridad (no alteración del documento luego de su firma) y el no repudio del documento firmado. Con el propósito de proteger la autenticidad, integridad, validez e inviolabilidad de la firma electrónica y del Contrato y de conformidad con la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y demás normas que las modifiquen y/ o complementen, los USUARIOS REGISTRADOS y/o VISITANTES se obligan a: a). Mantener el control y custodia exclusiva sobre los datos de creación de la firma. b). Garantizar que los datos de creación de la firma no sean utilizados de forma indebida o no autorizada. c). Dar aviso inmediato a la otra Parte sobre cualquier evento que den lugar a que los datos de creación de la firma sean cuestionados, repudiados y/o queden en entredicho, amenazando la confiabilidad e integridad de los mismos. Los USUARIOS REGISTRADOS y/o VISITANTES manifiestan y aceptan que, al hacer uso de los servicios de la plataforma, reconocen que las validaciones, procedimientos y filtros de identidad y/o seguridad realizados por NIYRAKY y AUCO, son suficientes para identificar a las partes y para dar validez y operatividad a los documentos que hacen parte de las actividades económicas a las que se dedican, razón por la cual, a futuro no podrán realizar reclamaciones o demandas en contra de NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y/o AUCO, fundamentadas en que no se haya podido identificar plenamente a una persona. 22. MODIFICACIONES AL PRESENTE CONTRATO. NIYRAKY COLOMBIA S.A.S y MICONTRATO S.A.S., en su calidades descritas anteriormente, sin deber de dar previo aviso, en cualquier momento, se reserva la facultad de realizar revisiones correcciones, actualizaciones y modificaciones al presente contrato de condiciones de uso, actos que se reputarán perfectos en el mismo momento en que las modificaciones y actualizaciones se publiquen en la misma plataforma. Por ello, regirá para el uso de cualquier funcionalidad de la plataforma el contrato de términos y condiciones de uso que esté vigente al momento del uso de la misma. 23. EXCLUSIONES. NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y AUCO ofrecerán a los USUARIOS REGISTRADOS y/o VISITANTES el soporte y asesoría para la utilización de la plataforma en los términos definidos en el presente acuerdo, sin embargo, y pese a la naturaleza jurídica de algunos de los documentos disponibilizados y automatizados, no prestará en ningún momento y bajo ninguna circunstancia asesoría jurídica, contable, financiera o de cualquier tipo. 24.CERTIFICADO DIGITAL Con el fin de brindar un servicio adicional para salvaguardar la integridad de los documentos, LA OPERADORA en su calidad de proveedor tecnológico de firma electrónica podrá permitir el uso por parte de LOS USUARIOS REGISTRADOS Y/O VISITANTES de su certificado de firma digital sobre los documentos que sean transados dentro de la plataforma. Respecto a esto, LOS USUARIOS REGISTRADOS Y/O VISITANTES manifiestan lo siguiente:

1. Que únicamente con el propósito de brindar una validación de integridad adicional, LA OPERADORA podrá llegar a permitir el uso de su certificado de firma digital para la firma de documentos transados por LOS USUARIOS REGISTRADOS Y/O VISITANTES en la plataforma y lo hará sin efectuar ningún tipo de verificación, cálculo y/o revisión del contenido de estos documentos. Los USUARIOS REGISTRADOS Y/O VISITANTES entienden y aceptan que el uso del certificado de firma digital de LA OPERADORA no certifica ni da fe de ninguna información ni hecho relacionado con las operaciones, negocios, transacciones, certificaciones o cualquier manifestación que se haga a través de los documentos transados por los USUARIOS REGISTRADOS Y/O VISITANTES, toda vez que NIYRAKY y AUCO no hacen parte ninguna relación comercial entre los USUARIOS REGISTRADOS Y/O VISITANTES y los terceros que lleven a cabo operaciones con esta última.

2. Que reconocen y aceptan que las únicas relaciones jurídicas existentes con LA OPERADORA son las derivadas del uso de la plataforma y sus funcionalidades, razón por la cual los USUARIOS REGISTRADOS Y/O VISITANTES serán los únicos responsables de lo que se encuentre en los documentos que transen, envíen o suscriban, así como de cualquier obligación y/o información derivada de la legislación civil, comercial, laboral, penal, administrativa, de seguridad social, fiscal o cualquier otra normatividad aplicable. Por lo anterior, los USUARIOS REGISTRADOS Y/O VISITANTES se obligan a mantener indemne a LA OPERADORA de cualquier acción legal y/o daño que se pudiera derivar de la suscripción de sus documentos.

3. Que el uso del certificado de firma digital de LA OPERADORA no implica la aceptación tácita y/o implícita de un mandato y/o representación en el que NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y/o AUCO funja como mandatario y/o representante de los USUARIOS REGISTRADOS Y/O VISITANTES en ningún caso, por lo tanto, LOS USUARIOS REGISTRADOS Y/O VISITANTES manifiestan y aceptan que NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y AUCO no tienen facultades para cumplir deberes formales ni sustanciales en su nombre como mandatario especial o general.

25.DISPOSICIONES ADICIONALES

1. GASTOS POR COBRANZAS: Si llegada la fecha en que el USUARIO REGISTRADO y/o VISITANTE deba realizar un pago parcial o total por los servicios de NIYARAKY COLOMBIA S.A.S. y AUCO esta no lo recibe en la forma y plazo establecido en este contrato o en otro debidamente suscrito por las partes, el USUARIO REGISTRADO y/o VISITANTE se compromete a pagar la totalidad de los montos adeudados el día siguiente al que debió cumplir con su obligación parcial o total de pago. Cualquier cantidad que no sea pagada en dicho tiempo tendrá un interés de mora equivalente a la tasa máxima permitida por la Ley Colombiana o la Ley aplicable en el respectivo caso y hasta que cumpla con el pago total de la obligación. El USUARIO REGISTRADO y/o VISITANTE se compromete a reembolsar a NIYARAKY COLOMBIA S.A.S.y/o AUCO en su totalidad todos los honorarios de abogados, costos y demás gastos que llegue a incurrir para conseguir o recuperar los montos adeudados.

2. TERMINACIÓN.En caso de que NIYARAKY COLOMBIA S.A.S. y AUCO de buena fe crea que el SUSCRIPTOR, USUARIO REGISTRADO y/o VISITANTE ha incumplido cualquiera de las disposiciones establecidas en el presente contrato (aún por primera vez), o que ha realizado un uso indebido de la plataforma, o que ha incumplido con cualquiera de las disposiciones establecidas en la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES establecidas por LAS OPERADORAS en los sitios web www.niyaraky.co y www.auco.ai, NIYARAKY COLOMBIA S.A.S. y AUCO se reservan el derecho a dar por terminado unilateralmente y de inmediato el presente contrato, sin que haya lugar a la devolución de dineros por este concepto, ni a sanciones o multas derivadas de dicha terminación, y debiendo EL SUSCRIPTOR, USUARIO REGISTRADO y/o VISITANTE cancelar la totalidad de los valores que adeude y/o se encuentren pendientes de facturar.

26. CLÁUSULA COMPROMISORIA. Las partes acuerdan que toda controversia o diferencia relativa al contrato de términos y condiciones de uso, política de tratamiento de datos personales de la plataforma y/o cualquier contrato o acuerdo que exista entre las partes, deberá seguir el siguiente proceso: En primer lugar, deberán reunirse las partes para tratar de hacer un arreglo directo; en caso de que no sea posible dar solución al mismo en esta etapa, deberán las partes acudir a audiencia de conciliación ante el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá (podrá realizarse de manera virtual). En caso de no llegar a acuerdo conciliatorio, las partes aceptan someter la controversia existente a un proceso de arbitraje por un tribunal arbitral compuesto de un árbitro, el cual funcionará en el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá (el “Centro), de conformidad con las siguientes reglas:

1. El tribunal se sujetará a las reglas de procedimiento de arbitraje comercial nacional del Centro.

2. El tribunal estará integrado por 1 árbitro designado por las partes. En caso de que no fuere posible, su designación se hará de las listas del Centro y de conformidad con el Reglamento de arbitraje comercial nacional del mismo.

3. El tribunal deberá tomar una decisión basada tanto en derecho como en equidad.

4. El idioma del arbitraje será español.

5. La sede del arbitraje será la sede del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá.

27. CANALES DIGITALES DE NOTIFICACIONES A LA OPERADORA. Cualquier notificación que deba realizarse a NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y MICONTRATO S.A.S, en calidad de operadoras de la plataforma auco.ai, y con ocasión de los conflictos suscitados con ocasión de la utilización de la plataforma, de la elaboración o adquisición de un documento con asistencia de la misma, deberá hacerse respectivamente , en la ciudad de Manizales,Caldas (Calle 5ta Nro. 18-250). Teléfono (+57) 3202345762 , para NIYARAKY COLOMBIA S.A.S y en la ciudad Medellín, Antioquia, Colombia, Calle 1 Sur # 65A – 46. Teléfono (+57) 3003231014. Para MICONTRATO S.A.S. O a las cuentas de correo electrónico: hola@niyaraky.com.co ó soporte@auco.ai. De igual manera, los usuarios y visitantes podrán elevar sus peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, consultas, y demás, a través de la opción “FAQ y luego en la opción “¿Tienes alguna otra duda?, cuéntanos; que ha sido disponibilizada en la página web www.auco.ai, y para ello la plataforma le solicitará al usuario su nombre completo, su correo electrónico y su teléfono. Cuando se realice alguna comunicación con la operadora de la plataforma a través de esta opción, se enviará notificación al correo informado o al correo registrado, informando que se ha recepcionado y que se está tramitando la misma. Medellín, Antioquia, Colombia, Calle 1 Sur # 65A – 46. Teléfono (+57) 3003231014.

Última modificación: 01 de junio de 2023.